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行政助理应具备什么条件和能力

学习啦【职场培训】 敏敏时间:2017-11-17 17:51:52我要投稿

吉原娱乐平台 www.toura.cn   行政助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好总办工作。今天小编就给大家讲讲行政助理应具备的条件和能力,一起了解下吧。

行政助理应具备的条件和能力

  行政助理应具备的条件

  一要认清自己,处事有原则。

  找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的角色,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。

  二要耳聪目明,作好参谋工作。

  从大的方面说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见,还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实情况反馈。

  三要善于长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。

  首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。

  四要高效快捷处理有关事务。

  助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责授权,责权相等。一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不要事无巨细,事必躬亲。不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实,力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映情况,扎实地开展工作。

  五要不断提升个人素质,增加人文魅力。

  自身素质强,就会产生人文 “魅力”和影响力。要当好助理,要靠权力的影响力,但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合,才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力,靠德、识、才、学,靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时,还要学会尊重,学会理解,学会“给予”,尊重上级,理解同级,善于“给予”下级。培养人才,帮助人展现才能,实现价值。

  六要注意自身形象,起好表率作用。

  总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。同时,要引导公司全体员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。工作中,要重视外在形象的“包装”,全心全意地、热情细致地待人接物,为人处事。要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎么办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。

  七要制订并完善游戏规则。

  一方面要根据工作需求,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等,用制度管人、管事。根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩?;档?。不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够积极办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。

  八要努力营造温馨快乐的工作环境。

  要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人?;?、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境,增强总办整体效能。总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容,思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措,搞好宣传,形成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动,活跃员工的文化生活,努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

  行政助理的职责

  不同行业的行政助理有不同的职责,工业企业的行政助理的主要职责:

  1.负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;

  2.负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;

  3.对一般文件的起草和行政人事文件的管理;

  4.依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作;

  5.处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;

  6.及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;

  7.组织公司各种活动的策划;

  8.负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

  行政助理具体工作

  1.记载员工出勤情况;

  2.记载工作时间和加班时间;

  3.考核计算扣加工资和加班工资等;

  4.处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;

  5.阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配;

  6.协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;

  7.传达通知、分发文件;

  8.安排公司各种会务和组织员工各种活动;

  9.接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;

  10.对公司各种文件和档案进行整理、归档;

  11.履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;

  12.办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等;

  13.负责平时员工福利的采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。


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